YoungCRM Servicepakke

Tillæg til samarbejdsaftalen:

1. Indledning

Denne serviceaftale, dækker den daglige drift af YoungCRM (indhold, opsætning m.m.) for kunden.
Aftalen sikrer den daglige drift, fejlhåndtering, vedligeholdelse, teknisk supportering af YoungCRM opsætningen.

2. Kundeservice åbningstider og kontaktform

CompanYoung har åbent mandag – fredag fra kl. 8 – 17 og kan træffes på support@companyoung.com eller telefon 74 31 33 63.  

3. Organisering

3.1 CompanYoungs ansvar

• 3.1.2 Håndtering af fejlhenvendelser. 
• 3.1.3 Håndtering af supporthenvendelser.
• 3.1.4 Løbende vedligehold, herunder nødvendige smårettelser således systemets funktionalitet og formål opretholdes.
• 3.1.5 Opsætning og justering af implementering jvf. Kundens ønsker
• 3.1.6 Supportering af superbrugere.
• 3.1.7 Gennemførsel af datagenopretning (tilbagerulning) 
• 3.1.8 Gennemføre træning efter behov
• 3.1.9 Kvartalsvis gennemgang og analyse af optimeringsmuligheder

3.2 Kundens ansvar

• 3.2.1 Informere om eventuelle fejl der opleves ved brug af systemet via support@companyoung.com.
• 3.2.2 Informere om ønsker til ændringer
• 3.2.3 Give feedback om anvendelsen 

4. Fejlkategorier

4.1 For at sikre den mest optimale behandling af fejl, er disse inddelt i fejlkategorier.

• Katergorier: 
  • 1: Kritiske fejl, medfører systemet er utilgængeligt for brugere og administratorer. Kritiske fejl omfatter blandt andet tekniske fejl, der forhindrer systemet i at virke, eksempelvis fejl i servere, eller datacorruption. 
  • 2: Alvorlige fejl, medfører at væsentlige dele af løsningen er utilgængeligt, hvorfor brugere og administratorer er nødsaget til at gennemfører en ændring i deres arbejdsprocesser, for at udfører de påkrævede opgaver ifbm. løsningen. Alvorlige fejl kan blandt andet skyldes hardware eller software fejl. 
  • 3: Mindre fejl, omfatter konstaterede fejl, men disse kan omgås og medfører kun mindre ændringer i arbejdsprocesser eller merarbejde i meget begrænset omfang for brugerne administratorerne. Mindre fejl kan blandt andet omfatte software fejl grundet manglende software herunder forældede browsere. 
  • 4: Ikke kritiske fejl omfatter konstaterede fejl, men disse medfører ikke eller næppe mere arbejde for brugerne og administratorer. Mindre fejl kan blandt andet omfatte interface fejl, eksempelvis fejl i user interface, der betyder systemet fungerer, dog ikke optimalt.

5. Fejlhåndtering og prioritering af fejlhenvendelser 

Anmelsestid for hændelse:

• Fejkategori
  • Prioritet 1: 1 - Kritiske fejl**
  • Prioritet 2: 2 - Alvorlige fejl 
  • Prioritet 3: 3 - Mindre fejl 
  • Prioritet 4: 4 - Ikke kritiske fejl 
• Reaktion/ bekræftelse tid:
  • Prioritet 1: 2 timer*
  • Prioritet 2: 4 timer*
  • Prioritet 3: ikke relevant
  • Prioritet 4: ikke relevant
• Påbegyndt afhjælpning:
  • Prioritet 1: 2 timer* 
  • Prioritet 2: 4 timer*
  • Prioritet 3: 24 timer
  • Prioritet 4: 24 timer
• Tilstræbt afhjælpningstid:
  • Prioritet 1: Maks. 12 timer
  • Prioritet 2: 24 timer
  • Prioritet 3: 14 dage
  • Prioritet 4: Senest ved næste release  

*Indenfor åbningstiden 
**En fejlmelding i Prioritet 1 vil blive håndteret, så snart beskeden med fejlmeldingen modtages. 
Alle fejlmeddelelser vil blive registreret og synliggjort for superbrugere, således status herpå kan følges. 

6. Supportering

For at sikre den mest optimale behandling af supporthenvendelser, er disse inddelt i kategorier. Supporthenvendelser dækker ikke fejl, men ønsker til ændringer af løsningen.

• Kategoerier:
  • Høj: Supporthenvendelser der er kritiske, da de kan medføre dalende konvertering og mindsker løsningens konvertering og overordnet performance. Dette kan eksempelvis være ønsker til ændringer i tilmeldingsformularer, åbning af ansøgnings- og tilmeldingslink eller tilsvarende. 
  • Middel: Supporthenvendelser som ikke er kritiske, men er med til at øge konverteringen og løsningens overordnet performance. Dette kan være forbedringer af brugerflow, bedre usability eller tilsvarende. 
  • Lav: Ikke-væsentlige supporthenvendelser, der ingen indflydelse har på løsningens overordnet performance. Dette kan være forbedringer af informationer, billeder eller andet der ingen indflydelse har på performance.  

7. Håndtering og prioritering af supporthenvendelser

Anmeldelsestid for hændelse: 

• Reaktion/ bekræftelse tid:
  • Høj: 8 timer*
  • Middel: 12 timer*
  • Lav: 24 timer* 
• Påbegyndt afhjælpning:
  • Høj: 24 timer
  • Middel: 5 dage
  • Lav: 14 dage
• Tilstræbt afhjælpningstid:
  • Høj: 24 timer 
  • Middel: 5 dage 
  • Lav: 14 dage

Alle fejlmeddelelser vil blive registreret og synliggjort for superbrugere, således status herpå kan følges.

8. Nyudvikling

8.1 Al nyudvikling planlægges i samarbejde med Kundens kontaktperson.

8.2 Al nyudvikling skal godkendes af Kunden forud for igangsættelse.

9. Servicetilgængelighed 

9.1  CompanYoung forpligter sig til at levere en oppetid på 99,98 %. Ved 99,98 % oppetid forstås, den procentuelle oppetid målt på et år ad gangen. Måling af dette sker igennem servicen Statuscake.com, som kalder CompanYoungs server hvert minut, for at se sitets oppetid. Denne service måler konstant om servicen er tilgængelig. Statuscake.com giver desuden mulighed for at trække månedlige rapporter omkring oppetiden. Disse kan tilsendes, hvis Kunden ønsker det.

9.2  Servicevinduer skal ligge om natten så vidt det er muligt.

9.3 Systemet er tilgængelig i de gængse browsere; Internet Explorer, Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome og Safari. Dette omfatter gældende version og en version bagud.

10. Omfang og indhold 

10.1 Servicepakke 1 dækker fejlrettelser, supporthenvendelser og nyudvikling for hhv. 10 timer pr. år. Herudover er der 5 timer allokeret til kvartalsvis analyse af kontoopsætning/brug m.m. med henblik på forbedret brug.

10.2 Servicepakke 2 dækker fejlrettelser, supporthenvendelser og nyudvikling for hhv. 20 timer pr. år. Herudover er der 5 timer allokeret til kvartalsvis analyse af kontoopsætning/brug m.m. med henblik på forbedret brug.

10.2 Servicepakke 3 dækker fejlrettelser, supporthenvendelser og nyudvikling for hhv. 30 timer pr. år. Herudover er der 5 timer allokeret til kvartalsvis analyse af kontoopsætning/brug m.m. med henblik på forbedret brug. 

11. Økonomi 

11.1 Servicepakker er prissat efter følgende satser: 

Servicepakke 1: 10 timer om året = 1595,- pr måned
Servicepakke 2: 20 timer om året = 2195,- pr måned
Servicepakke 3: 30 timer om året = 3195,- pr måned

Fakturering sker kvartalsvis forud.

11.2 Nyudvikling udover det inkluderede timeantal faktureres særskilt til 950 kr. pr. time. Udvikling igangsættes ikke uden kundens skriftlige accept.

11.3 Alle priser er ekskl. moms.

11.4 Prisen reguleres årligt den 1. januar med nettoprisindekset, dog minimum 3%.

12. Ikrafttrædelse og varighed 

12.1 Aftalen træder i kræft ved indgåelse af samarbejdsaftale og er bindende et år frem.

12.2 Efter bindingsperiodens udløb er der 6 måneders opsigelse på aftalen.

Tillæg til databehandleraftale:

YoungCRM Servicepakke er et produkt hvor den Dataansvarlige giver Databehandleren tilladelse til at opsætte, tilpasse og behandle data i YoungCRM, på vegne af den Dataansvarlige. Anvendelseområdet kan spænde bredt, og kan bl.a. være udvidet supportering, assistance ifm. mailudsendelser, databehandling m.m.

Den Dataansvarlige skal tiltræde en databehandleraftale med Databehandleren for at kunne anvende YoungCRM Servicepakke.

Udvalgt personale hos Databehandleren kan tilgå Den Dataansvarliges konto, og dermed Kundes data/ansøgninger. Antallet af medarbejdere er afgrænset til det højst nødvendige.

Formål

Databehandleren tilgår kun en kundes YoungCRM konto i følgende tilfælde.

• opsætning og eksekvering af tilrettelser på den Dataansvarliges opfordring
• behandling af data på Dataansvarliges opfordring
• Supportering
• Afrapportering ifm. Evalueringer

Typer af personoplysninger og kategorier af registrerede

Der behandles oplysninger om privatpersoner og virksomheder.

Følgende typer af personoplysninger behandles:

• Navn
• E-mail
• Kommunikation mellem den Dataansvarlige og Databehandleren (chat og e-mail)
• Log over aktivitet
• Præferencer (sprog, opsætning, digital fingeraftryk m.m.)
• IP adresse

Vi kan beholde dine oplysninger som nødvendigt for at understøtte vores tjenester, overholde vores juridiske forpligtelser eller løse uoverensstemmelser. Der er ikke fastsat en generel slettefrist for dine personlige oplysninger hos CompanYoung, men finansielle oplysninger vil blive gemt i 5 år jvf. bogføringsloven, og alle andre personlige oplysninger vil blive gemt så længe deres behandling og opbevaring er nødvendig jvf. et kontraktuelt forhold mellem CompanYoung og Kunden, eller CompanYoung og en Bruger af en eller flere af vores tjenester.

Fysisk lokation

Al YoungCRM data er opbevaret indenfor EU.

Behandlingssikkerhed

YoungCRM lever op til best practice vedr. IT sikkerhed.

YoungCRM er udarbejdet med afsæt i "Privacy by Design", og der er dermed et stort fokus på at undgå at vores kunder opbevarer og behandler data man ikke bør have. Dette er dog udenfor vores kontrol, men der er opsat automatiske processer der kontinuerligt scanner hele systemet for datapunkter som kan være særlig følsomme.

Underdatabehandlere

Den til enhver tid aktuelle liste over underdatabehandlere kan findes her.